Szczecin, dnia 1 stycznia 2025 r.

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Drogi Kliencie / Droga Klientko,

nasza firma BFS Systems Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością chroni prywatność osób, których dane przetwarza, w szczególności Twoje dane osobowe. Poniżej znajdziesz informacje o tym w jakich celach je przetwarzamy oraz jakie prawa Ci przysługują. Zapoznaj się z nimi, jeśli będziesz miał/-ła dodatkowe pytania, możesz skontaktować się z nami.

Począwszy od dnia 25 maja 2018 r. ma zastosowanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”). W związku z tym informujemy, że przysługują Ci określone prawa związane z przetwarzaniem przez naszą firmę Twoich danych osobowych. 

Pełną treść obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 lub 14 RODO otrzymasz:

• podczas pozyskiwania Twoich danych osobowych – w przypadku, w którym sam je nam przekażesz;
• najpóźniej w ciągu miesiąca od ich pozyskania, przy naszej pierwszej komunikacji lub przy ujawnieniu danych innemu odbiorcy – w przypadku, w którym pozyskamy Twoje dane osobowe od innego podmiotu.

O jakich danych mówimy?

Danymi osobowymi są informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Chodzi więc przede wszystkim o dane umożliwiające Twoją identyfikację, w tym imię i nazwisko, miejsce urodzenia, imiona rodziców, numeryczne dane identyfikacyjne, takie jak: PESEL, NIP, Regon, numer i seria dowodu osobistego, dane adresowe i kontaktowe np. numer telefonu, adres poczty elektronicznej. 

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest firma BFS Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą: Smolańska 4/313 70-026 Szczecin, NIP: 9552576843, REGON: 527009220, KRS 0001068380. Możesz z nami również uzyskać kontakt pod numerem telefonu: +48 668 040 502 lub pod adresem e-mail: rodo@bfs-systems.pl

Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe możemy przetwarzać w następujących celach:

• marketingowym, w szczególności w celu przedstawienia Ci oferty współpracy w zakresie naszych usług w przypadku, gdy udzieliłeś nam na to dobrowolnej zgody; podstawą prawną przetwarzania jest więc Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• jeżeli zawarłeś z nami umowę – Twoje dane przetwarzamy w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia oraz wykonania umowy, czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

Ponadto – Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w następujących celach:

• dowodowym, polegającym na konieczności zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów; 
• windykacji zadłużenia, polegającym na ustalaniu i dochodzeniu roszczeń na drodze polubownej oraz postępowania sądowego i egzekucyjnego – jeżeli posiadasz wobec nas zobowiązania z tytułu zawartych umów;
• obsługi Twoich próśb i zapytań, polegającej na ich przyjmowaniu i rozpatrywaniu; 
• badania jakości naszych usług, polegającym na możliwości określenia jakości obsługi oraz poziomu zadowolenia klientów.

Możemy również przetwarzać Twoje dane w celach rachunkowych (księgowych), podstawą prawną przetwarzania jest wówczas obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Okres przetwarzania Twoich danych osobowych przez administratora jest uzależniony od celu przetwarzania. Jeżeli jedyną podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, dane możemy przetwarzać, dopóki zgody tej nie wycofasz. Zgodnie z RODO możesz to zrobić w dowolnym momencie; pamiętaj jednak, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonywaliśmy przed jej wycofaniem. Okres przetwarzania danych może też wynikać z terminu spłaty całości zobowiązania (lub stwierdzenia, że brak jest możliwości domagania się jego zapłaty), okresu trwania umowy – o ile taka została zawarta, wymogów powszechnie obowiązującego prawa (np. obowiązek przechowywania dokumentów księgowych), a także okresu przedawnienia roszczeń.

Komu możemy przekazać Twoje dane osobowe?

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być podwykonawcy usług świadczonych przez nas, podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie a także nasi konsultanci lub audytorzy. W przypadku gdy nie wywiążesz się ze zobowiązań wynikających z zawartej z nami umowy, Twoje dane mogą być również udostępniane podmiotom wspierającym proces dochodzenia zadłużenia, takim jak kancelarie prawne, firmy zajmujące się przechowywaniem i archiwizacją dokumentów, biura informacji gospodarczej, agencje detektywistyczne.

Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne. W zakresie, w jakim przetwarzanie Twoich danych osobowych następuje w celu zawarcia oraz wykonania umowy, skutkiem ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia i realizacji umowy z nami.

Otrzymywanie danych od innych podmiotów.

W niektórych sytuacjach, pozyskujemy Twoje dane osobowe w sposób inny niż bezpośrednio od Ciebie. Ponieważ jesteśmy zobowiązani dbać o aktualność Twoich danych, mogą one być aktualizowane na podstawie informacji uzyskiwanych z ogólnie dostępnych baz, takich jak KRS, CEiDG, GUS, księgi wieczyste, biura numerów telefonicznych, powszechnie dostępne strony internetowe, Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA – po wykazaniu interesu prawnego.

Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych oraz jak możesz z nich skorzystać?

Zgodnie z RODO – masz prawo:

• otrzymać informacje dotyczące przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych oraz ich kopię,
•  przenoszenia dostarczonych przez Ciebie danych osobowych.

Możesz także żądać:

• sprostowania swoich danych, gdy posiadamy nieprawidłowe, np. nieaktualne,
• usunięcia Twoich danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), zwłaszcza, gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane, lub są przetwarzane niezgodnie z prawem lub też gdy obowiązek ich usunięcia wynika z przepisów prawa, lub cofniesz zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych, a my nie będziemy mieć innej podstawy ich przetwarzania,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, tj. oznaczenie przechowywanych danych osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania, zwłaszcza, gdy kwestionujesz prawidłowość danych osobowych lub ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem.

Jeżeli podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lut. f RODO – masz prawo również:

• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych (czyli żądać zaprzestania przetwarzania danych osobowych), zwłaszcza z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, jeżeli przetwarzanie to jest oparte na podstawie wskazanej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią). Skorzystanie z prawa do sprzeciwu co do zasady uniemożliwia przetwarzanie Twoich danych. Pamiętaj, że taki skutek nie nastąpi w sytuacji, gdy wykażemy, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, bądź wykażemy, że istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jakie mamy wobec Ciebie,
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, jeżeli będą one przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego. W takiej sytuacji nie będziemy już mogli przetwarzać Twoich danych do takich celów.

Jeśli chcesz skorzystać z powyższych uprawnień możesz: zgłosić nam swoje żądanie za pośrednictwem: 

• poczty elektronicznej na adres: rodo@bfs-systems.pl
• telefonicznie dzwoniąc na numer: +48 668 040 502
• pocztą tradycyjną na adres: Smolańska 4/313, 70-026 Szczecin

Masz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.